ぼく、ソフトウェアエンジニアなんだけど、たまにお客さんからハードウェアの見積もり作成を頼まれるんだ。
普段あまり調べたりしない分野だから無駄にすんごい時間かかるしお客さんの性質からしてミスが許されないし、社内にもダブルチェックする仕組みが無いから自分で穴がないか点検しまくらないといけないしで、めっちゃ時間かかるんだよね。
しかも自分のキャリアの糧になりづらいっていうね。
あと見積もりだからお金貰えないのに数日潰してしまう、なんてこともザラ。
なので、なるべく時短できるようにガイドラインを作ろうと思ったんだ。
時間がかかるポイント（ほとんど愚痴）
時間がかかるポイントなんだけど、
- 見積もり対象が、Microsoft製品である
- 教育機関や政府機関で利用される
この内のいずれかまたは両方が科せられるとめちゃ時間かかるんだよね。
まず、教育機関や政府機関で利用される場合なんだけど、Microsoftの製品に限らず例えばトレンドマイクロなどのアンチウイルスソフトとかでもガバメント向けのライセンスがあったりする。
見積もり対象が政府機関であるという時点で、
- ガバメントライセンスは存在するのかを探す
- 通常ライセンスは適用できないのか？
を確認する必要がある。
つまりガバメントライセンスを適用する必要があるのか。
上述の例にあげたアンチウイルスソフトなどの場合は問い合わせたら割と回答してくれるんだけれども問い合わせ先がMicrosoftになるとこちらから問い合わせても
「リセラーにしか回答できません。リセラーを通して質問をしてください」
などと言われた経験がある。
そして知り合いの販売代理店に聞いてみても、お金がすぐ発生する案件ではないし、その上普段からしょっちゅうお世話になっているわけではないのでわざわざ手を動かして調べてくれるということはなく
「噂によると こうらしいですよ」
ぐらいの微妙な返事が返ってきたりした。(確たる話をいただけなかった）
手順１、要求仕様の資料を３回読む
愚痴が長くなっちゃってすみませんでした。ここから僕が思うこうすればもうちょっと早く片付けられるんじゃないかなという手順をまとめていきます。
まずはお客さんからもらった要求資料、要求資料がない場合でもメールや口頭などで指示された内容をメモしたものなどをよく読み込んでおく。これがモチベーションも出ないし最高に面倒くさいんですが、最初にちゃんと確認しておくことがものすごく大事だということを抑えておきましょう。
3回という回数についてはあまり深い意味はないです。具体的にしておいた方が行動が取りやすくなるのでとりあえず3回という数字を設定しました。以下のように読んでみましょう。
- １回目：目次や見出しを読む
- ２回目：一通り精読する
- ３回目：読みながらマインドマップやメモ帳などにまとめていく
マインドマップやメモにまとめるポイント：
- 見積もり対象になる部分
- 疑問点（調査すべきこと）
手順２、ゴールの完成度を設定する
慣れない作業なので、
- モチベーションが上がらず着手が遅れる
- 調べ始めたら細部が気になっていろいろ横道にそれて時間が溶けてしまう
ということが原因で大量の時間を消費してしまう傾向があります。
対策として「どれぐらいの完成度で完成させるか」を設定しておきましょう。
以下ポイントです。
- 先ほど見積もり1項目1項目単位で書き出したものは本当に全てやる必要があるものか？やる必要がないものは除外する
- 誰かに振れる作業はないか
- 効率化または楽しく作業ができる方法はあるか（ここはあまり時間をかけすぎないように。ザッとで良い）
- 最低限必要なレベルは何か
- できればMAXとMINの両方を設定できるとモチベーションが上がっていい感じです。
- 例）あるソフトウェアの価格を調べる場合
- MIN ：1個だけ調べる
- MAX ：4個調べて比較する
- どれぐらい見積もり額にブレがあってもいいか
- 厳密に考えなくて良い場合は少し多めの額にしてとっとと終わらせてしまう
手順３、見積もり項目に優先順位をつける
見積もり項目の中で先にやった方がいいものをピックアップします。
先にやった方がいいものとは以下のものがあります。
- 他人に依頼できる項目
- 他人に問い合わせが必要な項目
- 自分だけで完結しそうだが調査に時間がかかりそうな項目
さきほどまとめたマインドマップやメモに印をつけましょう。
手順４、確認する
漏れや間違いがないか内容を確認します。めんどくさいですが、間違いがあった場合、出戻りでさらに時間がかかったりすることがあります。
しかし出戻りがあってもそんなに時間がかからずミスしてもあまりダメージを受けない場合はそんなに確認はしなくていいでしょう。（いつも確認しすぎてしまう自分向けの戒め）
手順５、メモしておく
喉元過ぎて「終わった～！」で終わってしまいそうですが。高確率で次回があります。今回やった作業を、次回、効率的に行えるようなポイントをメモしておきましょう。
役務がある場合
ハードウェアの見積もりを頼まれる時は、多くの場合、そのハードウェアのセットアップ作業費なども積まなければならないことがあるでしょう。その時はこちらを参考に。
まとめ
このブログ全体的にそうなんだけど、口調が変わりまくってすんません。
はい。
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